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IT雑談 茨城県庁の決裁、ほぼ100%電子化って結構すごいんじゃない!?

IT
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面白くて興味深い、ちょっと珍しいニュース

こんにちは。こたかです。

今日はTwitter見ていたら面白いニュース発見したので、ITの雑談話でもしようかなぁと。

元SEとは言え、所詮中小企業の下請け会社として働いていた経験しかないので、知識は乏しいですが…たまには思ったことをきままに語らせてもらいましょう。

 

 

ハンコよさらば! 茨城県庁の決裁、ほぼ100%電子化

https://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20180924-00000013-asahi-pol

最近は事故や事件などの悲しいニュースばかり飛び込んでくるけど、今日はちょっと変わったニュースが飛び込んできたから興味深く記事を読んでみました。

 

今の茨城県知事って元IT企業出身の経歴を持っていたんですね!!茨城のことはよくわかりませんが、知事でITの知識がある人って少ないんじゃない?

決裁がほぼ電子化100%って実績を作れば、他の文書や資料なども順次電子化されていくでしょうね!既にしてるのかもしれませんが。

 

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決裁電子化の利点

ニュースで取り上げられていたメリットは以下の通り。

  • 文書ファイルの検索・再利用が容易となる
  • ペーパーレス化で書棚スペースを削減できる
  • 出張先など庁外でも決裁作業ができるため在宅勤務を進められる

他にも、公文書の改ざんを防げるって言ってるけど、それが一番のメリットになりそう。

紙の文章だと、改ざん文書が発見された時は誰がいつ何をしたかという記録が残らずうやむやになって、犯人を突き詰めるのに長時間かかりがちになってしまうもんね。

電子化することによって、いつ・誰が・何のファイルに手を加えたのかというのが一目瞭然になりますからねぇ。知事が元IT企業出身だから、素人が考えるような電子ファイルの管理方法をとってないと思うし。

知識がない人が電子化しようとすると、電子化したとしても更新履歴をちゃんと残せなかったり、更新ファイルの日付を変えて改ざんがばれないようにする人も出てくると思う。

 

私が働いていた時に常駐していたとあるIT企業は、誰がどのタイミングでどのファイルを更新して、前回更新された内容との差分はココです!っていうのをプロジェクトメンバー全員が分かるような仕組みだったので、茨城県庁も似たような仕組みで各種文書の電子化をしているのじゃないかな?と思っています。

 

企業はペーパーレス化を推奨すべき

個人的には企業はどんどんペーパーレス化をしていくべきではないかと思っています。このニュースを機にIT企業だけに関わらず官公庁などでもどんどん導入して欲しいですね。

お役所仕事みたいな仕事をしているような企業ならなおさら…。紙ベースでの文書管理って保管も大変だけど、時間も結構かかること多いんだよね。

印刷して、確認してほしい人にその文書回して、自分の元に戻ってきて、ファイルして、書庫にしまっておく。この一環の作業がまとめてできないから、これだけの作業をするのに数日かかるのが現状だからねぇ。紙ベースだと内容確認したくても一人づつしか確認できないし。

 

書庫にしまっておくのだってしまうのは簡単だけど、参考資料として閲覧するときに探しに行くのも手間がかかるし、見つけ出すのも時間がかかる、さらに保存期間が終了したものを廃棄するのにも時間も手間もかかるだけでなくゴミも大量に出るし。個人情報や機密情報があると廃棄しようとするとシュレッダーしないといけないから大変だよね。電子化してしまえば、検索も簡単数秒で済むし、廃棄だって一瞬で完了、ゴミも出ないしいいことづくめだと思う。

 

金融業界のシステム開発現場にいた時は…。電子化を推奨しつつも、結局なんでも紙ベースでしか確認しないし、レビューの時間の短縮のために電子ファイルで作成したものを先に連携したのに、紙で印刷してないのは話にならない!みたいなところがあってゲンナリした経験もあります。仕事に関して効率化や工数削減を常に追求してくるのに、仕事のやり方に関してはお役所方式かよ…って…。アナログな方針の企業ならまだしも、システム扱ってる企業でそのやり方には反感しかなかったです。

 

茨城県庁の今後も気になります…!

そういえば、茨城県庁って引越し難民になって職員だけで引越しを行ったってニュースがありましたね!!

Expired

あのニュースから約半年。当時はちょっと笑っちゃうようなニュースでしたが、今回は成果を上げるニュースになってスバラシイと思います!!

きっと、引っ越しを自分で経験することによって、不要な文章が多いことや、文書を紙で残す意味についていろいろ見直す機会になったのでしょうね。

引越しするよ! → 業者が手配できません! → 自分たちでやるしかねぇ! → 今後使うかわからない文書ファイル多いじゃねぇか! → これを機に全て電子化しようぜ!みたいな考えに至ったんでしょう。こういうのって、思ったとしても実行にうつすのはなかなか難しいと思うのでやっぱり茨城県知事はすごい!!って思う!

 

この流れを見ているとまた半年後くらいに何か成果を上げたり話題になるニュースがあるのではないかとワクワクしちゃいますね!

今後の茨城県庁や茨城県知事のご活躍に期待をしたいと思います。

 

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